Başvuru Sonrası İlk Aşama: Ön İnceleme
Başvurunuz sisteme ulaştıktan sonra ilgili TSE birimi tarafından ön inceleme yapılır. Bu aşamada başvurunun doğru programa yapılıp yapılmadığı ve sisteme yüklenen bilgi ve belgelerin yeterliliği kontrol edilir. Eksiklik tespit edilmesi hâlinde başvuru sahibinden ek bilgi veya belge istenebilir.
Ön incelemede kontrol edilen başlıca konular
| Kontrol Alanı | Amaç |
|---|---|
| Başvuru kapsamı | Doğru belgelendirme programının seçildiğini doğrulamak |
| Firma bilgileri | Başvuru bilgilerinin tutarlılığını kontrol etmek |
| Teknik dokümanlar | İlgili standarda uygun belgelerin sunulup sunulmadığını değerlendirmek |
| Yetkilendirme | Başvurunun firma adına yetkili kişi tarafından yapıldığını doğrulamak |
Teknik Değerlendirme
Ön inceleme tamamlandıktan sonra teknik değerlendirme aşamasına geçilir.
Bu aşamada belgelendirme programına göre;
- Ürünün teknik özellikleri,
- Üretim yöntemi,
- İlgili standart şartları,
- Sunulan test raporları,
- Teknik çizimler,
- Kullanım dokümanları
incelenebilir.
Bazı programlarda mevcut raporlar yeterli olurken, bazı ürün gruplarında ilave deney veya doğrulama gerekebilir. Bu gereklilik başvurulan standarda göre değişir.
Yerinde Denetim Nasıl Yapılır?
Belgelendirme programının gerektirdiği durumlarda TSE uzmanları üretim tesisinde yerinde inceleme gerçekleştirebilir.
Denetimde genellikle şu başlıklar değerlendirilir:
- Üretim alanı ve prosesler
- Kalite kontrol uygulamaları
- İzlenebilirlik sistemi
- Kullanılan ekipmanlar
- Ölçme ve test altyapısı
- Personelin görev ve sorumlulukları
- Ürün kayıtları
Denetimin kapsamı her başvuruda aynı değildir; ilgili standardın ve belgelendirme programının şartlarına göre belirlenir.
Laboratuvar Testleri Her Başvuruda Yapılır mı?
Hayır.
Laboratuvar testleri, başvurulan ürünün niteliğine ve ilgili standardın gerekliliklerine bağlıdır.
Bazı ürünlerde:
- Numune alınması,
- Akredite laboratuvarlarda deney yapılması,
- Mevcut test raporlarının incelenmesi
gibi işlemler uygulanabilir.
Her ürün grubu için aynı testlerin isteneceği varsayılmamalıdır.
Uygunluk Değerlendirmesi
Teknik inceleme, denetim ve varsa test süreçleri tamamlandıktan sonra elde edilen bulgular değerlendirilir.
Bu değerlendirme sonucunda;
- Başvurunun uygun bulunması,
- Eksikliklerin giderilmesinin istenmesi,
- Gerekli düzeltici faaliyetlerin tamamlanmasının beklenmesi
gibi farklı sonuçlar ortaya çıkabilir.
Uygunluk değerlendirmesi tamamlandıktan sonra ilgili belgelendirme programı kapsamında karar verilir.
Başvuru Sürecini Hızlandırmak İçin Öneriler
Başvuru sürecinin sorunsuz ilerlemesi için aşağıdaki hazırlıkları önceden tamamlamanız faydalı olabilir:
- Güncel teknik dokümanları hazır bulundurun.
- Başvuru kapsamını doğru belirleyin.
- İmza yetkilisinin sistemde tanımlı olduğundan emin olun.
- E-imza ve yetkilendirme işlemlerini önceden tamamlayın.
- Talep edilen belgeleri eksiksiz yükleyin.
- Denetim sırasında görev alacak personeli bilgilendirin.
TSE’nin çevrim içi başvuru sistemi, firma yetkilisi tanımlaması, e-imza kullanımı ve başvuru işlemleri için rehberler sunmaktadır. Ayrıca ürün belgelendirme süreçlerinin dijitalleşmesi kapsamında KEP adresi ve e-imza kullanımıyla ilgili güncel uygulamalar yayımlanmıştır.
Uzman Notu
Gelecek Patent olarak tavsiyemiz, başvuru yapmadan önce yalnızca evrak hazırlığına değil, belgelendirme programının doğru seçilmesine de odaklanmanızdır. Uygulamada en çok zaman kaybına yol açan nedenlerden biri, teknik olarak uygun olmayan programa yapılan başvurular veya eksik hazırlıkla başlatılan süreçlerdir.